Skrócenie czasu odprawy celnej o 2 dni dla hurtowni z Poznania
Klient miał problem z regularnymi opóźnieniami na granicy wschodniej. Wprowadziliśmy procedurę uproszczoną w naszym terminalu, co pozwoliło zwolnić towar do obrotu w 4 godziny zamiast dotychczasowych 48 godzin.
Hurtpol Sp. z o.o. z Poznania sprowadza towar ze wschodu, który często utykał na granicy. Co tydzień ich auta stały po dwie doby, czekając na dokumenty celne. Zmieniliśmy miejsce odprawy na nasz terminal w Pruszkowie, żeby towar nie tracił czasu na parkingu.
Wyzwanie
Firma obsługiwała 28 transportów miesięcznie. Średni postój na granicy wynosił 47 godzin na każde auto, co generowało koszty postojowe rzędu 175 euro za dobę. Hurtownia płaciła też kary umowne za spóźnienia do sklepów, bo nigdy nie było wiadomo, kiedy kierowca faktycznie ruszy z granicy.
Dodatkowym problemem był bałagan w papierach. Kierowcy często dzwonili z trasy, że celnik zakwestionował kody towarowe, co przedłużało sprawę o kolejne 14 godzin. Magazyn w Poznaniu nie mógł zaplanować pracy ludzi, bo transporty przyjeżdżały o różnych porach, często w nocy lub z dużym opóźnieniem.
Podejście
Nasz zespół, w którym pracują Marek Wiśniewski i dwie inne osoby od cła, zaczął od analizy 156 faktur z ostatniego kwartału. Sprawdziliśmy każdy kod towaru, żeby wyeliminować błędy w zgłoszeniach. Zaproponowaliśmy Hurtpolowi przeniesienie odprawy bezpośrednio do naszego terminalu pod Warszawą.
Zastosowaliśmy procedurę uproszczoną. Pozwala ona na zwolnienie towaru elektronicznie, bez konieczności czekania na fizyczną wizytę urzędnika przy każdej rampie. Przez pierwsze 12 dni maja testowaliśmy to rozwiązanie na 4 wybranych transportach, żeby upewnić się, że komunikacja między systemami działa bez zacięć.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system cross-dockingowy połączony z obsługą celną. Ciężarówka wjeżdża do Reocus Distribution o 4:30 rano. Nasi magazynierzy rozładowują towar, a w tym samym czasie Marek wysyła zgłoszenie celne do systemu. Dokumenty są gotowe przed 8:15 rano.
Towar jest od razu sortowany na mniejsze auta, które jadą prosto do Poznania i okolicznych sklepów. Dzięki temu Hurtpol nie musi trzymać wielkich zapasów w magazynie centralnym. Cło bez zbędnych nerwów stało się faktem, bo wszystkie formalności załatwiamy teraz w jednym miejscu, zanim kierowca zdąży odpocząć.
Rezultaty
Hurtpol przestał płacić kary za spóźnienia do sieci handlowych, bo dostawy są teraz przewidywalne. Towar dociera do odbiorców o 1.5 dnia szybciej niż wcześniej. Wszystkie formalności celne zamknęliśmy w jednej, stałej opłacie za każde obsłużone auto.
Harmonogram
-
Kwiecień 2024Audyt dokumentacji i weryfikacja 156 faktur pod kątem kodów celnych.
-
Maj 2024Uruchomienie procedury uproszczonej i 4 transporty testowe.
-
Czerwiec 2024Pełna obsługa 28 aut miesięcznie w terminalu Reocus Distribution.
"Początek był nerwowy, bo musieliśmy zmienić trasy kierowców, ale po 3 tygodniach system się dotarł. Towar ma jechać, a nie stać i teraz faktycznie tak jest."