Znakowanie akcyzą – nowe przepisy od czerwca

Nowe wymiary banderoli i co z nich wynika

Główna zmiana dotyczy fizycznego formatu banderoli na wyroby spirytusowe. Do tej pory najpopularniejszym rozmiarem był pasek o szerokości 12 mm, ale nowe rozporządzenie wprowadza obowiązek stosowania węższych znaków o szerokości 8,5 mm dla opakowań o pojemności poniżej 0,5 litra. Dla większych butelek, na przykład litrowych, standard pozostaje zbliżony, ale zmienia się gramatura papieru, która teraz wynosi dokładnie 68 gramów na metr kwadratowy. Może się to wydawać mało istotnym szczegółem, ale dla maszyn etykietujących w Reocus Distribution oznacza to konieczność kalibracji głowic, co zajmuje nam zazwyczaj około 3,5 godziny pracy mechanika.

W praktyce oznacza to, że stare zapasy znaków akcyzy, które pobrałeś z urzędu skarbowego przed marcem, mogą stać się bezużyteczne, jeśli nie zostaną naniesione na towar do końca maja. W naszym magazynie w Pruszkowie widzimy, że klienci często zostawiają to na ostatnią chwilę, co generuje niepotrzebny stres. Od początku roku obsłużyliśmy 43 transporty alkoholu, w których musieliśmy ręcznie korygować położenie znaku, bo projekt etykiety nie uwzględniał nowych marginesów bezpieczeństwa o szerokości 2 mm od krawędzi nakrętki. Towar ma przecież jechać, a nie stać pod ścianą z powodu błędu w druku.

Warto też zwrócić uwagę na klej. Przepisy wymagają, aby banderola była naniesiona w sposób trwały. Używamy w terminalu kleju typu hot-melt o temperaturze nakładania 145 stopni Celsjusza. Dzięki temu mamy pewność, że znak nie odpadnie w transporcie do hurtowni, co zdarzało się u 14% naszych nowych klientów, zanim przeszli pod naszą opiekę. Pamiętaj, że każda odpadnięta banderola to ryzyko mandatu, który w skrajnych przypadkach może wynieść nawet 4800 złotych za jedną partię towaru.

Nowe banderole o szerokości 8,5 mm wymagają precyzji co do milimetra, inaczej towar utknie w porcie na długie tygodnie.

Jak przygotować magazyn i etykiety na czerwiec

Najpierw sprawdź swój stan magazynowy pod kątem daty przydatności starych znaków akcyzy. Z naszych danych wynika, że przeciętny importer ma w zapasie około 1200 niewykorzystanych banderoli, które po 1 czerwca mogą wymagać zwrotu do urzędu. Procedura zwrotu trwa zazwyczaj 11 dni roboczych i wiąże się z wypełnieniem formularza ZAK-1. Jeśli masz towar w drodze, upewnij się, że dotrze do Pruszkowa najpóźniej do 25 maja. To da nam bezpieczny margines 5 dni na rozładunek i oklejenie butelek według starych zasad, zanim wejdzie nowy termin.

Kolejna sprawa to grafika na butelce. Nowa banderola nie może zasłaniać istotnych informacji, takich jak procentowa zawartość alkoholu czy dane producenta. Widzieliśmy przypadki, gdzie znak akcyzy zasłaniał kod kreskowy, co blokowało sprzedaż w 37 sklepach jednej z sieci handlowych. W Reocus Distribution przed rozpoczęciem oklejania wykonujemy próbne 3 sztuki, wysyłamy zdjęcia do klienta przez WhatsApp i dopiero po akceptacji ruszamy z całą paletą. Taka procedura eliminuje błędy w 97% przypadków i pozwala uniknąć kosztownego zdzierania naklejek, co kosztuje u nas 1,20 zł od sztuki.

Znamy się na robocie w terminalu i wiemy, że diabeł tkwi w szczegółach technicznych. Na przykład, jeśli Twoje butelki mają nietypowy kształt (np. kwadratowe karafki), nowe banderole mogą się marszczyć przy brzegach. Rozwiązaniem jest stosowanie dodatkowego docisku mechanicznego na linii, co wdrożyliśmy u nas w zeszłym roku po serii testów na 8 różnych rodzajach szkła. Jeśli planujesz import 12 palet lub więcej w czerwcu, zarezerwuj slot w naszym harmonogramie już teraz. Obecnie mamy zajęte 73% mocy przerobowej na pierwszą połowę miesiąca.

Kary i kontrole – ile kosztuje błąd w akcyzie

Urząd Celno-Skarbowy nie uznaje tłumaczeń, że 'tak wyszło z drukarni'. Jeśli banderola jest źle naklejona lub ma niewłaściwy wymiar, cała partia towaru zostaje zatrzymana do wyjaśnienia. W 2023 roku jeden z naszych klientów, zanim do nas trafił, zapłacił 14 200 złotych kary, ponieważ znaki akcyzy na 156 kartonach wina musującego były naklejone odwrotnie. To była bolesna lekcja, której można było uniknąć prostą kontrolą jakości. U nas w Pruszkowie każdy pracownik ma przy sobie wzornik i po każdej godzinie pracy sprawdza losowe 5 butelek z każdej linii.

Pamiętaj też o ewidencji. Każdy znak akcyzy musi być odnotowany w systemie. Jeśli sprowadzisz 5000 sztuk znaków, a na butelki nakleisz 4998, musisz rozliczyć się z tych brakujących 2 sztuk. My prowadzimy taką ewidencję za Ciebie w formie arkusza, który jest gotowy do wglądu w 15 minut od zapytania. To oszczędza mnóstwo czasu podczas kontroli, która w naszym terminalu trwa zazwyczaj o połowę krócej niż w innych składach, bo mamy wszystko poukładane w segregatorach według numerów partii.

Szczerze mówiąc, przepisy akcyzowe w Polsce są jednymi z najbardziej skomplikowanych w Europie. Nie jesteśmy najtańsi na rynku, bo godzina pracy naszego doradcy to koszt rzędu 280 złotych, ale te pieniądze zwracają się przy pierwszej kontroli, która kończy się brakiem uwag. Od 2017 roku przeszliśmy 82 kontrole z Urzędu Celnego i żadna nie zakończyła się nałożeniem mandatu na naszego klienta. To są konkretne fakty, a nie marketingowe gadanie.

Błąd w ewidencji nawet dwóch sztuk banderoli może wstrzymać zwrot kaucji na kwotę 8500 złotych.

Praktyczny harmonogram wdrożenia zmian

Zalecamy następujący plan działania: do 15 maja zamknij wszystkie zamówienia na stare znaki akcyzy. Od 20 maja zacznij składać wnioski o nowe banderole, uwzględniając czas oczekiwania w urzędzie, który wynosi obecnie około 7 dni roboczych. Jeśli Twoje butelki są już w drodze z portu w Gdyni, daj nam znać. Przekierujemy je bezpośrednio na nasz terminal Logistyczna 8 w Pruszkowie, gdzie rozładunek trwa zazwyczaj 45 minut od momentu podjechania pod rampę.

W czerwcu skupimy się na monitorowaniu, jak nowe maszyny radzą sobie z cieńszym papierem. Będziemy wysyłać cotygodniowe raporty do naszych 19 stałych importerów alkoholu, aby na bieżąco korygować procesy. Jeśli zauważymy, że nowa partia kleju słabiej trzyma na mrożonym szkle (co jest ważne przy wódkach premium), od razu zmienimy ustawienia tunelu grzewczego. Naszym celem jest to, aby każdy z 47 projektów, które mamy zaplanowane na czerwiec, przeszedł przez odprawę bez zająknięcia.

Na koniec mała uwaga – nie daj się nabrać na oferty firm, które obiecują oklejanie 'od ręki' bez żadnej umowy. Akcyza to towar ścisłego zarachowania. Każda butelka musi być ubezpieczona. W Reocus Distribution mamy polisę OC na kwotę 1,2 mln złotych, co pokrywa wartość nawet najbardziej luksusowych transportów whisky. To bezpieczeństwo, którego nie da Ci mały garażowy magazyn bez certyfikacji. Cło ma być bez zbędnych nerwów i my o to dbamy każdego dnia roboczego od 8:00 do 17:00.